Co to jest umiejscowienie aktu stanu cywilnego?
Współcześnie prawie każde państwo rejestruje takie zdarzenia jak urodzenie, małżeństwo czy zgon i wydaje potwierdzające je dokumenty ( akta stanu cywilnego ). Zdarzenia takie, jeżeli powstają w Polsce podlegają automatycznej rejestracji w Urzędach Stanu Cywilnego. Jeżeli zaś zaistniały za granicą, rejestrowane są we właściwych urzędach tego państwa i nie znajdują odzwierciedlenia w polskich księgach stanu cywilnego. Aby zdarzenie takie zarejestrowane za granicą było również odnotowane w polskich urzędach należy je umiejscowić. Zarejestrowanie takiego zdarzenia, wpisanie go do polskich ksiąg stanu cywilnego (inaczej dokonać transkrypcji).
Czy obywatele Polscy zamieszkali za granicą mają obowiązek rejestrowania zagranicznych aktów stanu cywilnego w polskich urzędach?
Takiego obowiązku nie ma. Oznacza to że obywatele polscy zamieszkali za granicą jeżeli nie umiejscawiają zagranicznych aktów stanu cywilnego w polskich urzędach nie naruszają żadnych przepisów prawa. Należy natomiast pamiętać, że istnieje szereg uprawnień, z których skorzystać można jedynie wówczas gdy przedstawi się polski akt stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) dowodzący, że pewne prawa przysługują konkretnej osobie.
Najbardziej powszechną sytuacją, która stawia taki wymóg jest złożenie wniosku o wydanie 10-cio letniego paszportu polskiego. Oprócz tego wymóg taki nakładają np. przepisy prawa spadkowego czy przepisy dotyczące prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Sad Najwyższy w uchwale 7 sędziów Izby Cywilnej w dniu 20 listopada 2012 r., wyjaśnił że „akt stanu cywilnego sporządzony za granicą stanowi wyłączny dowód zdarzeń w nim stwierdzonych także wtedy, gdy nie został wpisany do polskich ksiąg stanu cywilnego (art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, jedn. tekst: Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264). Powyższe powinno ostatecznie rozstrzygać czy np. przed złożeniem pozwu o rozwód winno się wpisywać zagraniczny ślub do polskich ksiąg stanu cywilnego. Brak takiego wymogu winien ułatwić stronom dochodzenie swoich praw przed sądem bez konieczności wpisu aktów zagranicznych do polskich ksiąg. Tyle teorii, niestety w praktyce spotkałem się z problemem interpretacji aktów stanu cywilnego pochodzących z egzotycznych krajów. Wówczas trzeba poświecić trochę zachodu i umiejscowić zagraniczny dokument.
Do kogo składa się wniosek o umiejscowienie zagranicznego aktu stanu cywilnego?
Wniosek o umiejscowienie zagranicznego aktu stanu cywilnego składa się do właściwego Urzędu Stanu Cywilnego w Polsce. Właściwym urzędem jest urząd wg miejsca zamieszkania wnioskodawcy w Polsce. Jeżeli zaś osoba wnioskodawcy nie posiada w kraju miejsca zamieszkania, urzędem właściwym jest Urząd Stanu Cywilnego wg ostatniego miejsca zamieszkania w Polsce. Gdy wnioskodawca nigdy w Polsce nie miał miejsca zamieszkania, wniosek składa do Urząd Stanu Cywilnego dla Miasta Stołecznego Warszawy – Śródmieścia (ul. Gen. Andersa 5, 00-147 Warszawa). Wniosek powinien zwierać prośbę o umiejscowienie zagranicznego aktu stanu cywilnego i wydanie na tej podstawie polskiego aktu, wraz z informacjami dotyczącymi obecnego i poprzedniego miejsca zamieszkania.
W jaki sposób należy złożyć wniosek?
Wniosek o umiejscowienie aktu stanu cywilnego może zostać złożony we właściwym urzędzie osobiście przez wnioskodawcę lub przez pełnomocnika. Należy dołączyć oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego stanowiącego dowód zdarzenia i jego rejestracji (np. odpis aktu stanu cywilnego) i jego urzędowym tłumaczeniem (tłumaczenie przysięgłe). Efektem będzie sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego. Urząd pobiera opłatę w wysokości 50 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu czynności umiejscowienia. Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
Kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie. Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, powinna ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej. Oświadczenia w sprawie nazwiska przy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa
Jeżeli wniosek dotyczy przeniesienia (transkrypcji) zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym ww. wniosku. Jeżeli nie zrobią tego od razu, nic straconego: oświadczenia takie można złożyć w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji.
Powiadomienie o dokonaniu transkrypcji.
Po dokonaniu czynności, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek. Kierownik nie ma obowiązku powiadamiania o dokonaniu przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego innych osób z wyjątkiem, gdy:
• przeniesieniu, na wniosek matki dziecka, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, o ile możliwe jest ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca
• przeniesieniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa
• transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy. Kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o tym osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.
Odmowa dokonania transkrypcji.
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:
• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej
Uwaga ! Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
W przypadku wątpliwości co do autentyczności dokumentu i ważności zagranicznego aktu stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego może wezwać wnioskodawcę do przeprowadzenia procesu legalizacji dokumentu.
Formy legalizacji dokumentu zagranicznego:
• legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego konsula
• apostille – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961r.